会議がスムーズに進む、ファシリテーションのコツ

前回は、会議に参加する立場でのお困りごとについて見てきました。

今回は、会議の議事進行役、ファシリテーションの技術について見てみたいと思います。

会議で意見を求めても、誰も話さない。

しばらく沈黙が続き、進行役だけが困っている。

そんな場面があると、つい、

参加者に当事者意識がない。
自分で考えようとしていない。
もっと主体的に発言してほしい。

と思いたくなるかもしれません。

けれど、会議で発言が出ない原因は、参加者の意欲だけにあるとは限りません。

問いが大きすぎたり、意見を出す時間と判断する時間が混ざったりしているために、発言しにくくなっていることがあります。

いきなり正解を求めると、会議は止まりやすい

たとえば、会議で、

「この問題について、どうすればいいと思いますか？」

と聞かれたとします。

一見、普通の問いです。

しかし、参加者にとっては、

そのうえで、人前で説明できる形にする。

という複数の作業を、一度に求められる問いでもあります。

しかも、会議の場では、

と考える人もいます。

その結果、頭の中では何かを考えていても、発言するところまでたどり着けません。

会議が止まるのは、参加者が何も考えていないからではなく、最初から正解を出そうとしているからかもしれないのです。

大きな問いを、小さな問いに分ける

会議が止まったとき、進行役ができることの一つは、問いを小さくすることです。

いきなり、

「どう解決すればよいですか？」

と聞くのではなく、

と、答えやすい問いに変えます。

結論を求める前に、気になっていることを出す。
解決策を求める前に、困っていることを出す。
意見を求める前に、見えている事実や違和感を出す。

こうすると、参加者は完成した答えを用意しなくても発言できます。

最初の一言が出ると、ほかの人も話を重ねやすくなります。

発散と収束が混ざると、話しにくくなる

会議を話しにくくするもう一つの原因が、発散と収束が混ざっていることです。

発散とは、まず材料を広く出す時間です。

正解かどうかわからないものも含めて、いったん場に出します。

一方、収束とは、出てきたものを整理し、絞っていく時間です。

こうした判断をする段階です。

この二つが混ざると、発言は急に難しくなります。

たとえば、誰かがアイデアを出した瞬間に、

「それは予算的に難しいですね」
「前にもやりましたが、うまくいきませんでした」
「その案より、こちらの方が現実的です」
「でも、別の部署が反対すると思います」

と評価や反論が返ってくる。

発言した人は、まだ可能性を出しただけなのに、すぐに完成度や実現可能性を問われることになります。

これが続けば、参加者は次第に口を閉じます。

心理的安全性が担保されていないので、「発言しやすい人だけが、正しそうなことを言うだけの場」になります。

多くの人にとっては「自分が発言するには荷が重い場」になってしまうのです。

まだ考えの途中なのに、結論を求められる。
まだ出す時間なのに、正しいかどうかを評価される。

これでは、安心して話すことができません。

今が何の時間かを、進行役が示す

発散と収束を分けるために、特別な技法が必要なわけではありません。

進行役が、今がどの時間なのかを明確に伝えるだけでも、場は変わります。

発散の時間には、

と伝えます。

十分に材料が出たら、

と収束に切り替えます。

さらに必要であれば、

「今日は方向性まで決めます」
「今回は課題を整理するところまでにします」

と、会議の到達点も示します。

ファシリテーターの役割は、すべての答えを持つことではありません。

場のギアを示し、切り替えることです。

意見が出ない会議を、参加者だけの問題にしない

会議で意見が出ないとき、参加者の主体性を疑う前に、会議の問い方や進め方を見直す余地があります。

こうした会議の設計によって、同じ参加者でも発言のしやすさは変わります。

人は、何を話せばよいかわからない場では、話しにくいものです。

反対に、

今は困っていることを出せばいい。
まだ正解でなくていい。
あとで整理する時間がある。

そうわかっていれば、考えている途中のことも話しやすくなります。

会議を前に進めるために必要なのは、最初から正解を持った参加者を集めることではありません。

未完成な考えを出せる問いをつくり、出す時間と決める時間を分けること。

その順番があるだけで、会議はずいぶん話しやすくなるのです。